Schnittstellen und Webhooks: Praktische Helfer in Unternehmen

Im Zuge der Digitalisierung, kommen in den Unternehmen auch immer mehr unterschiedliche Applikationen zum Einsatz. Damit diese verschiedenen Tools nicht mehr Arbeit machen, als Arbeit abzunehmen, helfen Schnittstellen/APIs (Application Programming Interface) und Webhooks aus, die Applikationen hochautomatisiert zu verknüpfen.

Wir stellen die Unterschiede sowie Vorteile der Software-Integration vor.

Das unterscheidet Schnittstellen und Webhooks

Software-Schnittstellen und Webhooks haben gemeinsam, dass sie verschiedenen Softwaresystemen das Teilen von Informationen miteinander erlauben. Sie unterscheiden sich dabei in ihrer Art der Informationsübertragung. Während Schnittstellen bei einer Anfrage eine zweiseitige Kommunikation zwischen den Software-Services erlaubt, ist die Kommunikation bei Webhooks einseitig. Das heißt, ein Webhook wird durch eine Art Auslöser aktiviert und führt dann eine Aktion aus.

Webhooks

Webhooks erlauben also eine einfache Aktion oder Benachrichtigung. Wenn bspw. ein Interessent den Eturnity Solarrechner ausfüllt, wird ein Auslöser/Trigger gesetzt. Der Webhook hat dann als Aufgabe, eine Aktion auszulösen, wenn in Applikation 1 etwas passiert. Das geschieht, indem eine URL aufgerufen wird und darüber Daten übermittelt werden. Das wiederum führt zu einer Reaktion in Applikation 2. Der Webservice agiert quasi als ein Postbote. Das kann in der Praxis dann bspw. ein Eintrag im CRM-System mit den vorher festgelegten Daten sein oder das Eintragen eines Newsletter-Kontaktes.

Die Applikation 2 kann über das sogenannte alternative Polling aber auch bei der Applikation 1 (Post) anfragen, ob es Nachrichten gibt.

Das Einrichten von Webhooks generell ist mit nur wenig Aufwand und, je nach System, ohne Programmierkenntnisse umsetzbar, denn es wird quasi nur mit einer URL gearbeitet.

Schnittstellen / APIs

Bei Schnittstellen/ APIs wiederum, kann die Applikation 1 jederzeit nach Wunsch mit Applikation 2 kommunizieren und umgekehrt. Sei dies in Form des Datenaustauschs oder sogar in Form des Auslösens von Funktionen bei der anderen Applikation. Um beim Post-Beispiel zu bleiben, sprechen wir bei der Schnittstelle vom Briefkasten. So hat z. B. der Nutzer von Applikation 1 eine Nachricht und die zugehörige Adresse. Die Nachricht gelangt in den Briefkasten (API) und der Nutzer 1 weiß, dass die Nachricht auch beim Nutzer 2 ankommen wird. Das gleiche kann der Nutzer 2 machen.

Es ist aber auch möglich, genau festzulegen welche Informationen es bspw. von Applikation 1 braucht (vordefiniertes Formular), damit der Nutzer von Applikation 2 es verstehen und verarbeiten kann und umgekehrt.

Jeder Software-Anbieter entscheidet dabei selbst, ob er eine Schnittstellen-Anbindung erlauben möchte. Eturnity ermöglicht in ihren Software-Lösungen bspw. sowohl APIs, wie auch Webhooks, je nach Bedarf.

Vor- und Nachteile

Ohne zu sehr in die technischen Details zu gehen, gibt es allgemeine Vor- und Nachteile solcher Schnittstellen und Web-Services. Die Vorteile von Schnittstellen aller Art sind schnell aufgezählt:

• Automatisierung: (nach eventuellem Programmierungsaufwand): Einmal integriert entfällt in erster Linie händische Arbeit, was durch das automatisierte Vorgehen ermöglicht wird. Das gestaltet das Arbeiten effizienter, durch bspw. die Reduzierung von Medienbrüchen, schnellere Reaktionsfähigkeit etc.
• Virtuelle Zentralisierung: Können unterschiedliche Applikation einmal zusammenarbeiten, gelangt mehr Struktur in die Unternehmensprozesse.
• Individualisierungsoptionen: Je nachdem, welche Daten und Aktionen gebraucht werden, lassen sich die Schnittstellen nach Bedarf einrichten (nur wenn es sich nicht um eine Standard-Schnittstelle handelt).
• Erweiterung des Funktionsumfangs: Die Verbreitung der eigenen Software wird größer, da andere Applikationen die Funktionen nutzen können und umgekehrt.

Nachteile betreffen dann eher den Entwicklungsbereich, sollen an dieser Stelle aber kurz allgemein aufgelistet werden:

• Initialaufwand: Bei individuellen Schnittstellen kommt zunächst ein Programmierunsgaufwand zustande. Bei Webhooks der Einrichtungsufwand.
• Anpassungen bei Änderungen: Es besteht eine Abhängigkeit, wenn man zwei Applikationen mit unterschiedlichen Entwicklern zusammenführt. Gegebenenfalls muss der Entwickler etwas anpassen, sollte sich eine Applikation ändern.

Schnittstellen bei Eturnity

Auch wir bei Eturnity erhalten Anfragen zum Thema Schnittstelle oder Webhooks. Die Anfragen unterscheiden sich, am beliebtesten sind aber die Eturnity Standard-Schnittstellen. Sie werden vordergründig verwendet, um alle relevanten Informationen aus der Eturnity-Applikation direkt in Kundensysteme, wie SAP, Microsoft Dynamics oder Salesforce, anzubinden. Zudem steht auch eine Integration mit dem Webhook Zapier zur Verfügung.